Tko je to Virtualni Asistent i koja mu je svrha?
Virtualni asistent je asistent koji radi remotely, od doma. Slično kao tajnica, osoba koja asistira s raznim jednostavnim, malim zadacima koji su vezani za administraciju (papirologiju), marketing, organizaciju osobnog života itd.
Glavni cilj virtualnog asistenta je uštedjeti vrijeme osobi kojoj asistira. Ne samovrijeme, već i živce, i pokazati im da još netko misli o njihovim obavezama, podsjećati ih na stvari koje oni moraju obaviti, napraviti neke od tih stvari umjesto
njih, i biti im podrška.
Najbolji asistent ikad bila je Dona iz serije Suits, ako ste gledali tu seriju sve vam je jasno. A ako niste onda cu vam pokusati to objasniti na nekoliko primjera...
Primjer #1
Leonarda je Virtualni Asistent Juliji. Julija je bankarica u Londonu, jako je organizirana, pretrpana je poslom, sa strane gradi svoj start up vezan za modu.
Napravila je raspored Leonardi, želi da joj Leonarda ponedjeljkom pripremi 5 LinkedIn postova, utorkom 5 objava za Facebook, srijedom napise blog, četvrtkom napise i posalje
newsletter, petkom posalje 100 pozivnica za event kontaktima s LinkedIna i napravi mali research o najboljem restoranu koji posluzuje vegetarijansku hranu u Sjevernom dijelu
Londonu te joj rezervira stol za subotu.
Primjer #2
David je zaposlio Miu kao Virtualnog Asistenta na 10 sati tjedno, odnosno 2 sata dnevno od ponedjeljka do petka. David ima svoju firmu u kojoj proizvodi inovativne karaoke.
On se stalno osjeca rastreseno, ima previse posla, nista ne stize, cesto zaboravlja placati racune, ne odgovara ljudima na mailove, ostavi posao za kasnije pa zaboravi na njega, zelio bi biti vise organiziran i nada se da mu Mia moze pomoci u tome.
Srećom, Mia je jedan iskusni, pametni, organizirani i proaktivni Virtualni Asistent. Ona je odmah uzela stvar u svoje ruke, nazvala Davida da cuje malo više o stvarima koje su njemu važne...
Saznala je da su mu najvažniji mailovi od klijenata, pa onda od zaposlenika, i da ga ne zanimaju previše stotine mailova koje mu stižu u inbox od ljudi koji mu nešto pokušavaju prodati, čula je i da
će ga žena ubiti ako još jednom zaboravi njen rođendan, i da bi on stvarno želio da ode bar 2 puta tjedno u teretanu ali nekako uvijek zaboravi na to.
Mia je počela razvrstavati mailove, odgovarati na većinu mailova koji su manje bitni, ili sažimati duge relevantne mailove tako da David moze u 5 sekundi razumjeti o čemu se radi i što se od njega traži, stavila je i sebi i Davidu podsjetnik u Google calendar na dan rođendana njegove žene i par dana prije njenog rođendana tako da ima vremena naručiti joj poklon.
Svako jutro Mia šalje kratki voice Davidu motivira ga i nabraja mu što sve treba odraditi taj dan, na taj način uspjela je poboljšati njegovu samodisciplinu i potaknuti ga da redovito ide u gym.
Primjer #3
Thomas ima marketinšku agenciju i zaposlio je Luciu da mu pomaže s raznim zadacima. On je rekao da želi da Lucia uvijek bude online i spremna pomoći mu od 13:00 do 15:00 i da će on svaki dan poslati različite zadatke kada vidi s čim mu taj dan treba pomoć. Prošli tjedan u ponedjeljak je Lucia istraživala kakve su restrikcije vezane za koronu kada Britanac dolazi u Kuala Lumpur da kaže Thomasu što sve treba pripremiti za put, u utorak ju je pitao da pošalje upite 5 firmi za izradu vizitki i prosljedi mu kontakt one najbrže i najpovoljnije, u srijedu je tražio da se ulogira na njegov Tinder profil i odgovori na sve nepročitane poruke, u četvrtak je tražio da mu pripremi opise teksta za novu web stranicu a u petak je pripremala 3 računa za njegove klijente.
Primjer #4
John je Financijski Konzultant, on je zaposlio Virtualnog Asistenta Mirka koji se svaki dan ulogira na Johnov Linkedin I posalje 100 poruka s linkom Johnovog bloga
ljudima s njegove LinkedIn mreže.
Na internetu možete naći virtualne asistente koji rade za 12 HRK po satu i znaju samo koristiti email i word te jedva pričaju Engleski, a možete naći i asistente koji naplaćuju 250 HRK po satu i znaju nekoliko jezika, Excel, dizajn, Wordpress i toliko su organizirani da mogu napraviti raspored za direktora. Na ovom linku možete pronaći listu svih taskova koje možete delegirati asistentu
Kako izgleda posao virtualnog asistenta?
Kao što vidite iz ovih primjera, dinamično. Radite od doma, ne morate putovati na posao, slatko vam je sjesti za kompjuter i početi s poslom dok je vani kiša, nikome ne smeta ako dole imate papuče i piđamu tijekom cijelog radnog vremena. Možete si namjestiti radne sate kako god želite, bilo da volite raditi od 5 ujutro ili tek od podne kada se naspavate, ili navečer. Samostalni ste, sami morate organizirati i planirati svoj raspored, i pobrinuti se da napravite sve što ste trebali.
Doslovno ovisi i kakav projekt želite ili kakav projekt vas dopadne - nešto jednostavno i dosadno gdje će vam idućih 12 mjeseci biti jedini zadatak da šaljete 100 mailova dnevno, ili nešto dinamično gdje ćete na kraju završiti na poziciji gdje vam vlasnik firme zahvaljuje što ste mu organizirali osobni život i business.
Koje su osobine dobrog virtualnog asistenta?
MUST
Pristojnost - Nekada sam mislila da je ovo nešto što se ne treba spominjati, ali onda sam doživjela nekoliko situacija gdje su asistenti pušili ili psovali tijekom razgovora za posao
Odgovoran i točan - Poštuje rokove, napravi stvari onda kada je dogovoreno, pojavi se na sastancima na vrijeme, znamo da možemo računati na njega
Organiziran - Ovo je često povezano s tim kakvi su ljudi bili u školi, ako su navikli raditi sebi i drugima to-do-liste, uredno čuvati materijale, organizirati foldere, odrediti prioritete
Može mu se vjerovati - Sa remote asistentom dijelimo šifre, tajne, naše osobne odgovornosti, obaveze, kontakte, raspored, iznimno je važno da mu možemo vjerovati da neće zloupotrebljavati naše podatke
Komunikativan - Može ispričati ili napisati klijentu sve što je napravio za njega na kulturan način
Samostalan - Pošto radite sami od doma, morate samostalno biti u stanju prihvatiti se posla, pronalaziti rješenja
POŽELJNO JE JOŠ I...
Oko za detalje i dobra koncentracija - Da ne bookirate klijentu event na krivi datum ili ne pošaljete račun s krivim brojevima
Snalažljivost - Da ste kreativni u pronalaženju rješenja
Proaktivnost - Ne čekate da se od vas nešto traži, nego stalno proaktivno predlažete ideje, aktivnosti koje bi klijentu mogle donijeti vrijednost
Entuzijazam - Svi vole biti oko osobe koja donosi dobru energiju i motivira ljude s kojima radi
Samopouzdanje - Poduzetnici su ljudi koji imaju malo vremena, pod visokim su stresom, i najčešće nemaju kapaciteta da tetoše nekoga već im treba osoba koja se ne boji reći što im treba ili tražiti pomoć
Asertivnost - Da osjetite kada ljude ne žele da ih gnjavite, na koji način da im kažete što vam treba i što želite a da se oni i dalje osjećaju ugodno
Ako netko nema puno iskustva, to nije veliki problem, važno nam je samo da je osoba voljna učiti, da kada shvati da je čeka neki zadatak, malo istraži o tome,
i kada joj nešto pokažemo da te upute sačuva, a ne da joj moramo 3 puta objašnjavati istu stvar.
Svrha asistenta je UŠTEDJETI VRIJEME KLIJENTU to je najbitnija stvar koju asistent svaki dan treba imati na umu - kako danas mogu uštedjeti vrijeme svom klijentu?
Bilo da se radi o tome da urediš excel tablicu tako da klijent ne mora, ili da mu sažmeš ponudu od 5 stranica na dvije rečenice ili da obaviš neki zadatak umjesto njega.
Ako si kao asistent uspio svom klijentu uštedjeti vrijeme, donio si mu veliku vrijednost.
Druga svrha asistenta je pokazati klijentu da asistent MISLI I BRINE O OBAVEZAMA KLIJENTA, nekada će to biti podsjetnik da se bliži
rođendan klijentovog djeteta, a nekada će asistent pitati klijenta na koji datum treba predati knjigovodstveno izvješće i pobrinuti se da stavi podsjetnik koji
će im pomoći da izvješće predaju na vrijeme. Ako ste kao asistent uspjeli pokazati klijentu da se umjesto njega brinete o njegovim obavezama, donosite mu veliku vrijednost.
Koje sve zadatke virtualni asistenti najčešće dobivaju?
- googlanje (research)
- dogovaranje sastanaka ljudima koji žive u različitim vremenskim zonama
- slanje mailova
- slanje poruka na Linkedin (LinkedIn outreach)
- pravljenje racuna, ponuda, prezentacija
- Excel tablice
- social media postovi
- pisanje blogova
- pravljenje i slanje newslettera (email marketing)
- pomoć u odabiru dobavljača (npr. firmi od koje ćemo naručiti vizitke)
- organizacija događaja
- traženje dadilje, teretane, restorana, naručivanje poklona
...
Toolovi koje iskusan VA poznaje:
Slack - ovo je kao poslovni whatsapp, za komunikaciju internih članova tima u firmi
Asana, Monday, ClickUp, Airtable, Trello - online to-do-liste
Hubspot, Zoho CRM, Pipedrive - alati za čuvanje kontakata potencijalnih klijenata
MailChimp, Constant Contact, Active Campaign - slanje newslettera
Buffer, Hootsuite, Blue Strawberry - schedulanje social media postova
Canva - graficki dizajn za ljude koji nisu graficki dizajneri
Wordpress, Wix - updejtanje web stranica
Gmass - masovne email kampanje
Google Calendar - schedulanje sastanaka
Zoom, Google Meet, Teams, Skype - online sastanci
Loom - snimanje videa s instrukcijama
Meetup, Eventbrite - platforme za traženje evenata
Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter - social media mreže
Ako već znate većinu ovih toolova, to znači da ste kvalificirani za Senior Virtualnog Asistenta, a ako ne znate, bitno je samo da imate
volje da ovo naučite. U slučaju da ste već krenuli na svoju ruku istraživati o ovim toolovima, to je plus jer pokazuje da ste samostalni,
znatiželjni i voljni učiti.
Neki Virtualni Asistenti su generalisti, katice za sve, i na kraju najčešće završe kao Manageri, neki žele samo basic, dummy zadatke
kao dodatni poslić da zarade nekakvu lovu, a neki asistenti se specijaliziraju za pisanje tekstova, ili za dizajn, ili za statistike ili za administraciju.
Pozitivne strane posla Virtualnog Asistenta
- Dinamično je, imaš puno prilika da naučiš i iskusiš svašta
- Radiš od doma, nikoga nije briga ako si u piđami
- Nisi vezan lokacijom, možeš živjeti pola godine na Tajlandu
- Nemaš radno vrijeme od 9 do 5 nego možeš odabrati sate koji ti odgovaraju
- Kao virtualni asistent možeš dobiti priliku raditi s nekim stvarno uspješnim ljudima i učiti od njih
- Uzbudljivo je, nekad se dogodi da ti klijent zaglavi u Frankfurtu jer je propustio let i na tebi je da mu brzo pomognes i snađeš se
- Jedna naša asistentica koja je tek završila faks je dobila zadatak za piše text za web stranicu jedne Londonske fashion tvrtke, to je stvarno brutalna referenca u životopisu
- Sloboda da si sam organiziraš raspored, ako ti se jedan dan ne priča s nikim možeš raditi research, ako se drugi dan osjećaš kreativno možeš pisati blog
- U tvrtkama poput moje VA agencije www.remotebob.co.uk dobiješ i Team Leadera koji ti je mentor i podrška tako da uvijek imaš nekoga da ti pomogne u početku
- Iz uloge virtualnog asistenta ljudi često odu u smjeru Generalnog Managera ili Operations Managera, ili se specijaliziraju za prodaju, marketing, ovo je fantastična uloga
da saznaš što koji odjel u firmi radi i osjetiš što ti se najviše dopada
*Negativne strane posla Virtualnog Asistenta
- Dinamično je, znači ako želiš posao gdje ćeš imati svaki dan sličnu rutinu ovo vjerojatno nije za tebe (osim ako se u startu dogovoris da uzimas samo jako basic, dummy projekte)
- Odgovornost je na tebi, nemaš nekog kolegu ili šefa koji sjedi pored tebe i drži te za ruku dok se snađeš, na tebi je da vodiš računa kada trebaš doći na sastanak, na tebi je da si organiziraš sve dokumente, upute i zadatke koje dobiješ
- Nekada ti klijent nema vremena niti poslati točne upute ni zadatke što očekuje od tebe, i ti se opet sam nekako moraš snaći i uz pomoć team leadera pretpostaviti što bi tvom klijentu donijelo vrijednost
- Nekima dosadi stalno raditi remotely, zažele se ljudi uživo i fancy odijela
- Ovo je često na freelance bazi što znači da dobivaš isplatu preko paypala ili moraš otvoriti svoj obrt, pa se sam moraš brinuti o zdravstvenom, mirovinskom, porezima, ovakav angažman
baš ne donosi stabilnost ako si u poziciji da planiraš dizati kredit ili nešto slično
Je li posao Virtualnog Asistenta za tebe?
Ako si zaposlen kao specijalist (social media, content, admin, etc.) i želiš raditi dodatno 5-10 sati tjedno jer ti treba dodatna zarada, javi nam se. Ako tražiš dugoročni posao na puno radno vrijeme ili na pola radnog vremena i pronašao si se u opisima u ovom tekstu, organiziran si, samostalan, voliš sam sebi planirati raspored, javi se! Možete poslati životopis na Engleskom na hr@remotebob.co.uk s naslovom "Prijava za virtualnog asistenta."
Ako dok ste ovo čitali niste razumjeli većinu stvari, ali vas jako zanima i voljni ste učiti, možete nam se također javiti na ovaj mail i reći da vas zanima naš Startup Trainee program, edukacija koju održavamo nekoliko puta godišnje kroz koju možete naučiti većinu ovih stvari.
Comments